Polityka prywatności

SALES LIONS sp. z o.o., ul. Błażeja Winklera 14, 60-246 Poznań, KRS 0000894221, NIP 7792446949.

W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na kontakt@saleslions.pl.

Administratorem jesteśmy wtedy, gdy przetwarzamy dane we własnych celach – opisuje je ta polityka. Dotyczy to również nagrań rozmów, które nasi pracownicy prowadzą z klientami; piszemy o nich w rozdziale „Nagrywanie i analiza rozmów oraz spotkań online z klientami”.

W usługach Superanalityka (analiza rozmów doradców handlowych) oraz platformy do zdalnych treningów rozmów przetwarzamy dane na polecenie naszego klienta, w zakresie wynikającym z umowy powierzenia. Administratorem jest wtedy klient – najczęściej pracodawca lub zleceniodawca doradcy – i on decyduje o celach przetwarzania.

Jeśli jesteś doradcą, uczestnikiem treningu albo osobą, która rozmawiała z doradcą naszego klienta, informację o przetwarzaniu danych i odpowiedź na wniosek otrzymasz od tego klienta. Wniosek złożony u nas przekażemy administratorowi i poinformujemy Cię o tym.

Przetwarzamy przede wszystkim dane identyfikacyjne i służbowe dane kontaktowe (imię i nazwisko, stanowisko, firma, e-mail, telefon), dane dotyczące umowy i rozliczeń, treść korespondencji i nagrań rozmów, dane rekrutacyjne oraz dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (adres IP, informacje o urządzeniu, dane z plików cookie). Nie zbieramy danych, które nie są nam potrzebne.

Dane otrzymujemy:

• od Ciebie – gdy do nas piszesz, rozmawiasz z naszym pracownikiem, wypełniasz formularz, negocjujesz umowę lub bierzesz udział w rekrutacji,
• od podmiotu, który reprezentujesz – gdy wskazuje Cię jako osobę do kontaktu,
• ze źródeł publicznych – KRS, CEIDG, stron internetowych firm i serwisów zawodowych, w zakresie danych służbowych.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych nie odpowiemy jednak na zapytanie, a bez danych niezbędnych do umowy nie zawrzemy jej ani nie rozliczymy. W rekrutacji część danych wymagają przepisy prawa pracy.

Nagrywamy rozmowy i spotkania, które nasi pracownicy prowadzą z klientami i osobami zainteresowanymi naszymi usługami – w sprzedaży, przy wdrożeniach i w bieżącej obsłudze. Dotyczy to rozmów telefonicznych niezależnie od tego, kto inicjuje połączenie, oraz wybranych spotkań online w Microsoft Teams. Wobec tych nagrań administratorem danych jest Sales Lions.

Jak informujemy o nagrywaniu

Kiedy do nas zadzwonisz, na początku rozmowy usłyszysz komunikat o nagrywaniu wraz z odesłaniem do tej polityki. Gdy dzwonimy do Ciebie, informację przekazuje nasz pracownik na początku rozmowy.

Przy spotkaniach w Microsoft Teams o rozpoczęciu nagrywania informuje komunikat wyświetlany wszystkim uczestnikom przez aplikację, a prowadzący zapowiada nagrywanie przed jego rozpoczęciem.

Jeśli nie chcesz, aby rozmowa telefoniczna była nagrywana, rozłącz się lub powiedz nam o tym – ustalimy z Tobą inny sposób kontaktu. W przypadku spotkania online możesz poprosić o jego nienagrywanie; wtedy nie włączymy nagrywania.

Co obejmuje nagranie

Nagranie zawiera treść rozmowy, numer telefonu, datę, godzinę i czas trwania połączenia oraz informacje, które podasz w jego trakcie – na przykład imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, ustalenia handlowe i uwagi do naszych usług.

W przypadku spotkań w Microsoft Teams nagranie obejmuje dodatkowo obraz i głos uczestników, którzy włączyli kamerę lub mikrofon, treść udostępnianego ekranu, wiadomości z czatu spotkania oraz automatyczną transkrypcję. Kamera nie jest obowiązkowa – możesz uczestniczyć w spotkaniu bez niej.

Nie pytamy o dane wrażliwe i prosimy o ich nieprzekazywanie w rozmowie. Jeśli takie informacje pojawią się w nagraniu, nie zapisujemy ich w transkrypcji ani w naszych systemach, a samo nagranie usuwamy przed upływem standardowego okresu przechowywania.

Po co nagrywamy

• żeby potwierdzić ustalenia poczynione telefonicznie i odtworzyć przebieg współpracy,
• żeby podnosić jakość naszej sprzedaży i obsługi,
• żeby szkolić doradców, trenerów i nowych pracowników,
• żeby ustalać, dochodzić i chronić roszczenia w razie sporu.

Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes: prowadzenie i dokumentowanie działań sprzedażowych oraz ochrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Rola sztucznej inteligencji

Nagrania są automatycznie transkrybowane, a treść rozmowy analizowana z pomocą sztucznej inteligencji – sprawdzamy przebieg rozmowy pod kątem standardu obsługi i kompletności przekazanych informacji. Analiza dotyczy treści rozmowy. Nie rozpoznajemy emocji, nie prowadzimy identyfikacji biometrycznej i nie oceniamy Twoich cech osobowych. Wynik analizy nie jest podstawą żadnej automatycznej decyzji wobec Ciebie – ma charakter informacyjny i jest zawsze analizowany przez człowieka.

Kto ma dostęp i jak długo przechowujemy nagrania

Dostęp do nagrań mają wyłącznie upoważnieni pracownicy Sales Lions oraz nasi dostawcy telefonii i narzędzi AI, z którymi zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania. Nagrania przechowujemy 90 dni, a następnie trwale usuwamy. Wyjątkiem jest nagranie potrzebne w sprawie roszczenia – takie zachowujemy do zakończenia sprawy.

Nagrania spotkań w Microsoft Teams przechowujemy 120 dni w naszym środowisku Microsoft 365, po czym są automatycznie usuwane.

Twoje prawa wobec nagrania

Możesz poprosić o informację, czy mamy Twoje nagranie, o dostęp do niego i o jego usunięcie. Możesz też wnieść sprzeciw wobec nagrywania – wtedy nie będziemy nagrywać kolejnych rozmów z Tobą. Jak to zrobić, opisujemy w rozdziale „Twoje prawa”.

Okresy mogą się wydłużyć, jeśli będzie to konieczne do obrony przed roszczeniem albo jeśli dłuższe przechowywanie nakażą przepisy prawa. Jeśli będziemy chcieli wykorzystać Twoje dane w innym celu niż ten, w którym je zebraliśmy, poinformujemy Cię o tym wcześniej.

Dane ujawniamy tylko wtedy, gdy jest to potrzebne i tylko w niezbędnym zakresie. Odbiorcami mogą być:

• dostawcy usług IT, oprogramowania, chmury, telefonii oraz narzędzi opartych na sztucznej inteligencji,
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi, obsługa kadrowa i agencje rekrutacyjne,
• kancelarie prawne, audytorzy i doradcy,
• operatorzy poczty, firmy kurierskie, banki i podmioty obsługujące płatności,
• instytucje publiczne, jeśli wymagają tego przepisy – np. urzędy skarbowe, ZUS, sądy, Policja, prokuratura.

Z każdym dostawcą, który przetwarza dane w naszym imieniu, zawieramy umowę powierzenia spełniającą wymagania RODO i sprawdzamy poziom jego zabezpieczeń. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich w celach reklamowych podmiotów trzecich.

Staramy się przechowywać dane na terenie EOG. Dane mogą jednak trafić poza EOG w związku z korzystaniem z usług hostingu, chmury lub narzędzi AI, dla których nie ma wystarczającej europejskiej alternatywy.

Przekazujemy dane wyłącznie do państw, wobec których Komisja Europejska wydała decyzję potwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję, uzupełnionych – jeśli to potrzebne – dodatkowymi zabezpieczeniami, np. szyfrowaniem. Kopię zastosowanych zabezpieczeń udostępnimy na Twoją prośbę.

W każdej chwili możesz:

• uzyskać dostęp do danych i otrzymać ich kopię,
• sprostować dane – poprawić nieprawidłowe lub uzupełnić niepełne,
• żądać usunięcia danych – jeśli nie mamy już podstawy, żeby je przetwarzać,
• żądać ograniczenia przetwarzania – np. na czas sprawdzenia, czy dane są prawidłowe,
• przenieść dane – jeśli przetwarzamy je na podstawie zgody albo umowy,
• wnieść sprzeciw – gdy podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes, w tym wobec nagrywania rozmów. Sprzeciw wobec marketingu uwzględniamy zawsze i nie musisz go uzasadniać,
• wycofać zgodę – w każdym momencie i tak samo łatwo, jak przy jej wyrażeniu. Nie wpływa to na przetwarzanie, które miało miejsce wcześniej.

Napisz na kontakt@saleslions.pl albo listownie na adres spółki. Nie obowiązuje żadna szczególna forma – wystarczy opis tego, czego oczekujesz. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Jeśli sprawa będzie skomplikowana, w tym terminie poinformujemy Cię, ile czasu potrzebujemy – termin możemy przedłużyć o kolejne dwa miesiące. Dokumentację wniosku przechowujemy przez 3 lata, żeby wykazać, że rozpatrzyliśmy go zgodnie z prawem.

Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Zachęcamy jednak, żeby najpierw skontaktować się z nami – najczęściej udaje się wtedy wyjaśnić sprawę szybciej.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby dla Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie profilujemy Cię w takim celu.

Rozmowy, które prowadzimy z Tobą jako Sales Lions, analizujemy z pomocą AI w zakresie opisanym w rozdziale „Nagrywanie i analiza rozmów oraz spotkań online z klientami”. Wnioski z tej analizy weryfikuje człowiek.

W usłudze Superanalityka nasz system AI analizuje i ocenia rozmowy handlowe – robimy to jako podmiot przetwarzający, na zlecenie klienta. Decyzje wobec osób, których rozmowy są analizowane, podejmuje klient jako administrator. Informację o kontakcie ze sztuczną inteligencją przekazuje administrator.

Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dopasowane do ryzyka: procedury przetwarzania danych, kontrolę dostępu, szyfrowanie, kopie zapasowe, zabezpieczenia fizyczne i teleinformatyczne, cykliczne szkolenia personelu oraz regularną ocenę skuteczności zabezpieczeń. Ochronę danych uwzględniamy już na etapie projektowania nowych rozwiązań.

Pliki cookie

Pliki niezbędne zapewniają działanie i bezpieczeństwo strony i nie wymagają zgody. Pliki analityczne i marketingowe uruchamiamy tylko po wyrażeniu przez Ciebie zgody; odmówić jej możesz tak samo łatwo, jak jej udzielić, a wycofać w każdej chwili w ustawieniach na stronie lub w przeglądarce.

Zmiany polityki

Aktualizujemy tę politykę, jeśli zmienią się nasze usługi, sposób przetwarzania danych albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na www.saleslions.ai wraz z datą, od której obowiązuje.